Con el objetivo de ahorrar tiempo al dar de alta a nuevos clientes, muchas empresas solicitan una imagen por WhatsApp o email de su DNI (o lo fotocopian) y más tarde extraen los datos que necesitan y borran el archivo. Pero, aunque los clientes faciliten la imagen de buen grado, ésta se elimine después y parezca que no hay riesgo porque nadie más accede a ella, hacer una copia del DNI sin una justificación legal clara supone tratar más datos de los necesarios y una vulneración del principio de minimización que debe regir a la hora de recabar y tratar datos personales:
- Mínimos. La normativa de protección de datos obliga a tratar únicamente aquellos datos que sean “adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados”. De este modo, si lo único que se necesita es el nombre y los apellidos y el número del documento de identidad, el solicitante no puede quedarse con una copia del DNI, porque incluye otros datos (foto, firma, dirección, fecha de nacimiento…) que no son necesarios.
- Consentimiento. El hecho de pedir el consentimiento no exime a la empresa de responsabilidad. Aunque se trate de un consentimiento libre, informado y específico, no puede vulnerarse el principio básico de minimización. Es decir, no se puede pedir “de más” y justificarlo luego con un “el cliente me lo permitió”.
- Consecuencias. El incumplimiento de esta normativa puede derivar en sanciones y en una pérdida de confianza por parte de los clientes.
Nuestros asesores le informarán de qué datos puede solicitar a sus clientes y de cómo hacerlo de forma segura y respetando la normativa de protección de datos.
Así pues, a su empresa le conviene celebrar dicha junta el día 30 de junio, o bien, si la realiza antes, hacer constar en el acuerdo de reparto que los dividendos serán exigibles a partir del día 1 de julio:
- Si no actúa de esta forma y la junta se celebra el 25 de junio, por ejemplo, se considerará que los dividendos son exigibles al día siguiente, el 26 de junio. En ese caso, deberá ingresar la retención en la declaración que presentará hasta el 21 de julio, con independencia de la fecha en la que los pague efectivamente.
- En cambio, si la junta acuerda que los dividendos serán exigibles el 3 de julio, por ejemplo, retrasará el ingreso de las retenciones hasta el 20 de agosto o el 20 de octubre (según si su empresa presenta declaraciones mensuales o trimestrales, respectivamente).
Si entre los socios de su empresa hay sociedades que tienen una participación en el capital igual o superior al 5% y han poseído dicha participación de forma ininterrumpida durante el año anterior al día en que sean exigibles los dividendos, recuerde que no deberá practicarles retención. En ese caso, dichos socios tienen derecho a aplicar la exención por doble imposición sobre el 95% de los dividendos en su Impuesto sobre Sociedades, motivo por el que la ley establece que también estén exentos de retenciones.
Eso sí, asegúrese de que las sociedades a las que no practica retención le facilitan un escrito conforme están exentas de ésta. Solicite que en dicho escrito indiquen su porcentaje de participación y la fecha de adquisición (o, como mínimo, que han adquirido la participación con al menos un año de antelación).
Nuestros asesores le ayudaran a verificar en qué casos debe practicar retención sobre los dividendos y le asesorarán sobre cómo demorar el ingreso de dicha retención ante Hacienda.
